Stappenplan

Als eerst stel je als bedrijf vast welke producten je als PEFC-gecertificeerd wilt verkopen. Deze producten noteer je als productgroep in een handboek. De productgroepen zijn de basis van een Chain of Custody en je omschrijft ze door middel van het soort product dat je verkoopt, het type product of (hout)soort, welke methode er wordt gehanteerd (stap 3), in welke materiaalcategorie het valt en tot slot met welke claim het wordt verkocht. PEFC hanteert vier verschillende materiaalcategorieën: PEFC-gecertificeerd, PEFC Controlled Sources, overig materiaal en neutraal materiaal. De categorie die je kiest is afhankelijk van het soort materiaal en van de claim die gebruikt wordt als het product binnen komt. Is het materiaal niet van hout of papier, maar bijvoorbeeld van staal? Dan behoort het tot de materiaalcategorie ‘neutraal’ en is het materiaal geen onderdeel van de Chain of Custody. Wordt het materiaal geleverd met een PEFC-claim? In dat geval staat er op de factuur of pakbon dat het product PEFC-gecertificeerd is en behoort het tot de materiaalcategorie ‘PEFC-gecertificeerd’. Wordt het product geleverd met een PEFC Controlled Sources claim? Dan behoort het tot de materiaalcategorie PEFC Controlled Sources. Heb je houtachtig materiaal zonder claim of met een FSC claim? Dan behoort het tot de materiaalcategorie ‘overig’. Na de uitvoering van je risicoanalyse (stap 5) kan je voor het materiaal wat na inkoop wordt geclassificeerd als “overig” en een laag risico heeft ook de materiaalcategorie “Controlled Sources” hanteren.

Door middel van de Chain of Custody methode bepaal je hoe je binnen jouw bedrijf omgaat met je productgroepen zodat je altijd weet waar je gecertificeerde materiaal is, of hoeveel gecertificeerd materiaal je bezit.

Er zijn drie methoden om PEFC-gecertificeerd materiaal te onderscheiden. Door fysieke scheiding,  via een percentageberekening of door gebruik te maken van de kredietmethode.

A. Fysieke scheidingsmethode

Het fysiek scheiden is geschikt voor bedrijven die PEFC-gecertificeerd materiaal inkopen en dit niet mengen met niet-gecertificeerde materiaal. Dat kan op drie manieren:

• Locatie: je wijst bepaalde plekken op het terrein aan die exclusief bestemd zijn voor het opslaan van gecertificeerde producten. Deze plekken zijn fysiek herkenbaar op het terrein bijvoorbeeld met behulp van borden of markeringen.
• Tijd: je bepaalt een specifieke periode waarin alleen gecertificeerd materiaal wordt ontvangen, verwerkt en verzonden.
• Identificatie: je maakt gecertificeerde producten duidelijk herkenbaar en onderscheidend van andere producten, met behulp van het PEFC-logo, kleurcodes of artikelcodes, enz.

B. Percentagemethode

Als je PEFC-gecertificeerd met niet-PEFC-gecertificeerd hout of papier uit non-controversiële bronnen (bijvoorbeeld FSC) mengt (zie stap 4), dan moet je weten en kunnen verantwoorden wat het percentage PEFC-gecertificeerd materiaal in een productgroep is. Je berekent het percentage PEFC alleen voor het hout of papier in het product, niet-bosproducten als aluminium, staal, enzovoorts blijven buiten beschouwing. Het ingekochte percentage PEFC voor een product(groep) kun je per order vaststellen óf aan de hand van een doorlopende periode, bijvoorbeeld per kwartaal.

Optie 1: Vaststellen van het daadwerkelijk aanwezige gecertificeerde materiaal per order waarvoor je het percentage PEFC berekend.

Voorbeeld: Een drukkerij koopt voor een brochure 80.000 vellen 100% PEFC-gecertificeerd papier en 20.000 vellen niet-gecertificeerd papier (non-controversieel). De inkoop kan dan worden beschouwd als 80% PEFC-gecertificeerd (80.000 / (80.000 + 20.000) x 100% = 80%).

Optie 2: vaststellen aan de hand van een doorlopende periode.

Voorbeeld: Een palletfabriek koopt gedurende drie maanden 5.000, 3.000 en 4.000 m³ gezaagd hout (totaal 12.000 m³ 100% PEFC-gecertificeerd) én gedurende dezelfde periode 1.000, 2.000 en 1.000 m³ niet-gecertificeerd hout uit niet-controversiële bronnen (totaal 4.000 m³). Over deze periode mag het totaal ingekochte hout als 75% PEFC-gecertificeerd worden beschouwd (12.000 / (12.000 + 4.000) x 100% = 75%).

Er zijn twee manieren om gemengde producten te verkopen, namelijk:

Optie 1: met een gemiddeld percentage. Alle producten verkoop je met hetzelfde percentage PEFC-gecertificeerd. Gebruik deze methode als je veel meer materiaal mét PEFC-keurmerk inkoopt dan zonder.

Voorbeeld: het certificeringspercentage van een partij ingekocht gezaagd naaldhout gedurende een bepaalde periode of voor een bepaalde order is door de leverancier vastgesteld op 80%. Alle leveringen vanuit deze partij kunnen vervolgens als 80% PEFC-gecertificeerd worden verkocht.

C. Kredietmethode

Optie 2: met een volume kredietsysteem. Je kan dan een deel van de producten als PEFC-gecertificeerd verkopen en een deel zonder PEFC-claim. Gebruik deze methode als je een deel van de producten met een hoger percentage (%) PEFC dan gemiddeld wilt verkopen.

Voorbeeld: een timmerfabriek heeft een hoeveelheid hout in gekocht met een certificeringspercentage van 50% waarvan in totaal 1.200 kozijnen worden gemaakt. Het bedrijf kan vervolgens 600 kozijnen verkopen als 100% PEFC gecertificeerd of meer dan 600 kozijnen met een lager gecertificeerd percentage dan 100%. Bijvoorbeeld 750 kozijnen als 80% (0.8) PEFC-gecertificeerd (600 kozijnen krediet/0.8 = 750 kozijnen). Het resterende aantal kan niet als PEFC-gecertificeerd worden verkocht.

Een adviseur of groepsmanager kan je hierbij  behulpzaam zijn, zie stap 6. 

Vrijwel alle Chain of Custody gecertificeerde bedrijven maken gebruik van een handboek. Hier staan alle procedures in die van belang zijn voor jouw Chain of Custody. De volgende elementen zijn belangrijk om op te nemen in je handboek:

• Beschrijving van je productgroepen (zie stap 1).
• Beschrijving van het in-en verkoopproces. Dus wat voor materiaal koop je in? Is dat materiaal gecertificeerd? Zo ja, met welke claim? En door welke leverancier? Het is belangrijk om de certificeringsstatus van die leverancier regelmatig, maar minimaal eens per jaar, te controleren in onze database. Daarnaast is het belangrijk dat er omschreven wordt hoe er binnen het bedrijf wordt omgegaan met het materiaal? Wordt het bijvoorbeeld verzaagd? En wordt het ook weer als gecertificeerd verkocht? Het is belangrijk dat jullie facturen of pakbonnen voldoen aan alle eisen die er gesteld worden. Check deze eisen in de standaard en pas je factuur daarop aan. Het is verstandig een voorbeeldfactuur in je handboek op te nemen.
• Besteedt jouw bedrijf bepaalde opdrachten uit die ook gecertificeerd zijn? Zo ja, dan dient dat te worden opgenomen in een handboek.
• Heeft jouw bedrijf een multi-site certificaat? (zie stap 2) dan is het belangrijk ook alle vestigingen op te nemen in je handboek en daarvan te beschrijven wat de functie van die vestigingen is binnen je productgroep.
• Wie is er verantwoordelijk voor de implementatie van de Chain of Custody in jouw bedrijf?
• Welke materiaalcategorieën worden er ingekocht door jullie bedrijf binnen jullie productgroepen? En welke worden gebruikt voor de verkoop?
• Welke Chain of Custody methode gebruiken jullie en hoe werken jullie daarmee in de praktijk? (zie stap 3).
• Alle documentatie die belangrijk is voor jullie Chain of Custody moet minimaal vijf jaar bewaard blijven. Noteer dus in je handboek dat dit belangrijk is, en waar alles gedocumenteerd wordt.
• Hoe wordt jullie interne audit georganiseerd en wie organiseert jullie interne audit? En wie houdt bij hoe er om wordt gegaan met afwijkingen als die gevonden worden?
• Hoe voeren jullie de risicoanalyse uit?
• Wat is jullie klachtenmechanisme? Dus als iemand een klacht heeft over bijvoorbeeld een levering, bij wie kan hij of zij dan terecht? En hoe wordt er met zo’n klacht omgegaan?
• Een verklaring vanuit het management van het bedrijf dat jullie bedrijf zich aan de eisen van de Chain of Custody standaard zal houden. Deze verklaring dient beschikbaar te zijn voor al het personeel van jullie bedrijf, jullie klanten, leveranciers en andere geïnteresseerden.

Het personeel wat in aanraking komt met de producten die binnen de productgroepen en dus binnen jullie Chain of Custody vallen dient over de juiste informatie te beschikken om hier goed mee om te gaan. Zorg dus voor een (jaarlijkse) training waarbij je registreert wie er hebben meegedaan, en noteer dit in je handboek.

PEFC vraagt van alle bedrijven met PEFC Chain of Custody om een risicoanalyse uit te voeren (ook wel Due Dilligence System of DDS genoemd) voor het minimaliseren van risico op controversiële herkomst van bosproducten die zij via de PEFC Chain of Custody willen verkopen. Voor bedrijven die de fysieke scheidingsmethode hanteren of die een percentagemethode hanteren en daarbij alleen materiaal mengen met PEFC- en FSC-claim, is dit relatief eenvoudig in vergelijking met bedrijven die bosproducten zónder PEFC- of FSC-claim willen bijmengen. De zorgvuldigheids-maatregelen betekenen het volgende voor jouw inkoop voor producten die je met PEFC-claim wilt verkopen (dus ook van toepassing op ingekocht materiaal met PEFC- of FSC-claim):

1) Regel toegang tot de volgende informatie:

• Product-/materiaalidentificatie (doorgaans staat dat al op een leveringsdocument)
• Naam boomsoort in het product/materiaal (handelsnaam en/of wetenschappelijke naam)
• Land van oogst van het materiaal en indien van toepassing de sub-nationale regio en/of oogstconcessie.

Mocht de leverancier deze informatie niet kunnen leveren dan dient hij die informatie aan zijn leverancier te vragen

2) Voor leveringen van (niet-)PEFC-gecertificeerde (en bijvoorbeeld materiaal met FSC-claim) bosproducten met een verwaarloosbaar risico is geen extra onderzoek nodig tenzij er substantiële klachten zijn van derden over de controversiële herkomst. In geval van leveringen met significant risico is nader onderzoek vereist, bijvoorbeeld door verificatie door derden, anders kan je het product niet met PEFC-claim verkopen. Meer details staan in paragraaf 5.3 en 5.4 van appendix 1 van de PEFC Chain of Custody Standaard.

PEFC VERMIJDT CONTROVERSIËLE BRONNEN
Controversiële bronnen zijn producten die komen uit bossen die niet worden beheerd volgens de wet- en regelgeving, waarbij er meer hout wordt geoogst dan er bij groeit, waar de rechten van (lokale)mensen niet worden gerechtvaardigd, waar er genetisch gemodificeerde organismen gebruikt worden of waar er ecologische belangrijke gebieden worden beschadigd. Alle punten staan genoemd in de standaard onder appendix 1.

EU-HOUTVERORDENING ook wel EUTR genaamd
De EU eist met deze verordening dat organisaties die hout-/papierproducten voor het eerst op de EU-markt brengen, zorgvuldigheidsmaatregelen (due diligence) toepassen om het risico op illegale herkomst te minimaliseren. De PEFC Chain of Custody certificering is voor jouw een handig hulpmiddel bij het voldoen aan deze verordening omdat je de DDS hebt ingesteld waardoor je hebt verzekerd dat het risico op illegaliteit verwaarloosbaar is met jouw PEFC-gecertificeerde hout-, pulp- en / of papierproducten. 

Vanaf 30 december 2024 gaat de EU Deforestation Free Regulation volledig in werking ondanks dat niet alle details verduidelijkt zijn door de EU. PEFC heeft een vrijwillige standaardmodule ontwikkeld als toevoeging aan het PEFC-certificaat om certificaathouders te ondersteunen bij de naleving van deze verordening. Lees hier meer over de EUDR en de PEFC EUDR DDS standaardmodule.

Vraag een offerte aan bij een certificerende instellingof groepsmanager en maak een afspraak voor het uitvoeren van de audit op uw bedrijf. De auditor beoordeelt of u voldoet aan de PEFC Chain of Custody standaard. Indien de audit succesvol verloopt, zult u spoedig uw certificaat ontvangen. Daarna zal de certificerende instelling of groepsmanager jaarlijks bij u een controle uitvoeren.

Het PEFC logo & de letters ‘PEFC’ zijn exclusief eigendom van PEFC. Gecertificeerde bedrijven ontvangen een gratis een keurmerklicentie van PEFC Nederland, waarbij zij verklaren zich te houden aan de PEFC keurmerkgebruiksregels. Vervolgens ontvang je inloggegevens voor de online Label Generator waarmee je eenvoudig de keurmerken downloadt met jouw unieke keurmerklicentienummer. Het keurmerklicentienummer is jouw herkenningsnummer dat altijd onder het PEFC-logo wordt vermeld. Je mag ons altijd raadplegen over toepassingen van de PEFC-keurmerken. Let op: Je krijgt als PEFC-gecertificeerd bedrijf dus een certificaatnummer en een logo licentienummer. Het certificaatnummer gebruikt je op facturen en pakbonnen.

Het ‘on-product’ PEFC-logo kan je op een product plaatsen als het hout of papier in het product ten minste 70% PEFC-gecertificeerd materiaal bevat (uit PEFC-gecertificeerd en/of gerecyclede bron), aangevuld met hout uit gecontroleerde bronnen. Het on-product logo kan je ook gebruiken op catalogi, advertenties, brochures, enz. die verwijzen naar de gecertificeerde status van bepaalde producten. Als jouw product voor 100% uit gerecycled materiaal bestaat kan je ook het ‘PEFC-gerecycled’ label gebruiken. Mocht je materiaal met de claim 100% uit PEFC bossen of 100% PEFC Origin ontvangen, dan kan je ook het PEFC-gecertificeerd label gebruiken die alleen verwijst naar duurzaam beheerde bossen.

Het promotionele ‘off-product’ PEFC-label gebruiken organisaties om hun betrokkenheid bij het PEFC-keurmerk en certificering duidelijk te maken. Het gaat om gebruik in of op bijvoorbeeld jaar-, en MVO-verslagen, brochures, advertenties, websites, informatiepanelen en posters in bijvoorbeeld winkels of op beurzen.

 

Jaarlijks voert de certificeerder een controle-audit uit om te controleren of jouw bedrijf nog steeds aan alle CoC eisen voldoet.